Ist es sinnvoll, wenn ein Act! Nutzer gleichzeitig Benutzer und Administrator ist?

Es ist möglich, aber es sprechen wichtige Gründe dagegen! 

Jeder Benutzer in der Datenbank muss über einen eigenen Kontaktdatensatz verfügen. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, können Sie ihn entweder aus einem bestehenden Datensatz erstellen oder einen neuen Datensatz erzeugen. 

Ein Benutzer, der eine Datenbank anlegt, erhält automatisch die Rolle eines Administrators.

Administratoren haben auf die gesamte Datenbank Zugriff und können alle Tätigkeiten eines Verwalters ausführen. Zusätzlich können Sie Sie die Kennwortrichtlinie festlegen, die Datenbank pflegen, löschen und wiederherstellen, Benutzer erstellen und verwalten, Rechteeinschränkungen auf der Registerkarte Admin in den Einstellungen festlegen, ein Datenbank-Backup mit Anlagen erstellen und einiges mehr.

Ein Administrator kann jedoch auch keine privaten Daten eines anderen Benutzers einsehen. 

Wie Sie sehen, sind die Möglichkeiten, die ein Act! Administrator besitzt, sehr umfangreich.



Benutzerrolle eines Administrators.

Ein Recovery (Wiederherstellung) der Act! Daten ist für einen Act! Administrator nicht möglich, da dieser nicht ein Nutzer im eigentlichen Sinne ist – er hat immer Zugriff auf die Daten. 

Importieren Sie Daten in Ihre Datenbank, so wird systemseitig als Ersteller der Datensätze der Administrator eingetragen. Erfassen Sie nun als Administrator manuell Daten, so kann nicht mehr unterschieden werden, ob diese von einem User oder durch einen Import angelegt wurden.

Darüber hinaus ist es ein gewisser Schutz vor versehentlichen Fehleingaben, wenn die Administrator-Rolle deutlich von der normalen Nutzerrolle unterschieden wird. Dies fängt bereits damit an, dass ein Nutzer nicht gleichzeitig unter derselben Anmeldung als Administrator agieren sollte. Darüber hinaus ist es sinnvoll die Administratoreigenschaft zu trennen, um z.B. auch Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen mit Übergabe des Administrator-Passworts zu ermöglichen.

Um entsprechend sicher mit den Administrations-Werkzeugen in Act! umzugehen, ihnen die Arbeit zu erleichtern und Fehler – die massive Konsequenzen, bis hin zum Datenverlust nach sich ziehen können- zu vermeiden, empfehlen wir dringend die Teilnahme an einer unserer Admin-Schulungen.

Eine Aufstellung der verschiedenen Sicherheitsrollen und den möglichen Tätigkeiten, welche die entsprechenden Nutzer ausführen können, finden Sie in unserem Artikel zu den Act!-Sicherheitsrollen in den 365 Act-Tipps.

 
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