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Das können Sie tun.

 

bei bestimmten Konfigurationen kann es vorkommen, dass E-Mails mehrfach in die
Historie Ihres Act! CRM-Systems angehängt werden. In diesem Dokument liefern wir
die Erklärung dafür und zeigen Lösungen auf.

 

Erklärung:

Lokale Act-Outlook-Integration auf mehreren Arbeitsplätzen:

Verfügen hier mehrere Arbeitsplätze über Zugriff auf dasselbe Outlook-Postfach wie info@, office@ oder ähnlich, spielt jeder einzelne dieser Arbeitsplätze E-Mails in die Act!-Historie ein. Bei 3 solchen Arbeitsplätzen wird also 3 x dieselbe E-Mail in die Historie angehängt. Das ist kein Fehler in der Act!-Software. Denn Act! ist so konzipiert, dass jeder Nutzer
ein persönliches E-Mail-Konto besitzt. Üblicherweise werden E-Mails an Postfächer wie info@ werden von einem Arbeitsplatz bearbeitet und an die jeweiligen Empfänger weitergeleitet. Sollte das Vorgehen in Ihrem Unternehmen ein anderes sein, können Sie anhand folgender Entscheidungsmatrix die für Sie passende Option auswählen.

Act-OutlookIntegration
(Act!-Standard)
EMAIL|IT
Server-Lizenz:
399,00 Euro
EASY|MAIL
Client-Lizenz:
99,00 Euro
Automatisches Anhängen von E-Mails in die Act!-Historie x x
Manuelles Anhängen von E-Mails in die  Act!-Historie (nach Bedarf) x x
Zugriff mehrerer PCs auf ein Postfach x x
Ein- und ausgehende E-Mails von Sammelkonten automatisch jeweils nur 1 x in die Historie ablegen x
Funktioniert mit Act! for web x x
Funktioniert mit beliebigen Mailprogrammen (auch Mac und Linux, Smartphone, Tablet) x
Hängt E-Mails an, die nicht in Outlook verfasst wurden (auch Mac und Linux, Smartphone, Tablet) x x
E-Mails werden auch in Abwesenheit angehängt (direkte Kommunikation zwischen Mailserver und Act!-Datenbank) x
Anhängen der E-Mail in Act!-Verkaufschance x x

 

Nähere Informationen zur Entscheidungshilfe:

– Verzichten Sie auf die Verwendung der Act-Outlook-Integration (deaktivieren). Die Einstellungen nehmen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in Act! auf > Extras > Einstellungen > E-Mail & Outlook synchronisieren > E-Mail einrichten und deaktivieren Sie dann die Option, E-Mails automatisch anzuhängen

Alternativ können Sie eine der folgenden Alternativen verwenden:
– Add-on EMAIL|IT: Dieses läuft auf dem Act!-Server, ruft die gewünschten Postfächer ab und legt ein- und ausgehende E-Mails jeweils nur 1 x in die Historie ab
– Add-on EASY|MAIL: Damit können Sie E-Mails manuell anhängen
– Verwenden Sie die Act-Outlook-Integration nur an einem Arbeitsplatz. Ist dieser Arbeitsplatz ausgeschaltet, werden allerdings keine E-Mails angehängt

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