Das Historienfenster erscheint, sobald Sie einen Anruf starten oder ein Anruf bei Ihnen eingeht, natürlich nur unter der Voraussetzung, dass Sie diese Funktion in der Konfiguration aktiviert haben. Sie müssen auch wissen, dass der Anruf zum Kontakten funktionierén sollte. Ansonsten sind die meisten Funktionen für Sie ausgegraut und Sie können nichts mit diesem Fenster anfangen. Im folgenden sehen Sie, wie es nicht aussehen sollte:

 

 

 

Mit dem Stecknadel Symbol in der rechten oberen Ecke bewirken Sie, dass das Fenster nach einiger Zeit immer wieder nach vorne kommt, auch wenn Sie es zum Beispiel minimieren.

 

Zunächst können Sie im Historienfenster Ihr TAPI Gerät wechseln, wenn Sie dies möchten.

Unterhalb der blauen Linie sehen Sie die klassischen Einstellungen für eine Historie in Act!. Wählen Sie als Erstes den Historientyp aus:

 

 

Danach gibt es je nach Historientyp verschiedene Ergebnisse:

 

 

Wenn Sie selbst einen bestimmten Kontakt anrufen, wird dieser in der Zeile darunter aufgelistet. Bei einem eingehenden Anruf haben Sie die Möglichkeit, mit dem Symbol nach dem entsprechenden Kontakt für die Telefonnummer zu suchen. Wurde eine Übereinstimmung gefunden, erscheint der Kontakt in der Zeile:

 

 

Als Nächstes geben Sie das Datum und die Zeit der Historie ein. Standardmäßig hat DIAL|IT hier das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit aufgeführt.

 

Die Dauer des Telefongesprächs wird automatisch aufgezeichnet, hier können Sie also keine Veränderungen vornehmen.

 

Wenn Sie der Historie eine Datei anhängen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte hinter Anhang

 

 

Dieser Dialog erscheint, wählen Sie die gewünschte Datei aus und gehen dann auf Öffnen. Als Nächstes gibt es die Möglichkeit, die Historie mit Gruppen, Firmen oder Verkaufschancen zu verknüpfen. Gehen Sie dazu auf die drei Punkte:

 

 

 

 

Folgendes Fenster erscheint:

 

 

Unter Ansicht können Sie zwischen Gruppen, Firmen, Gruppenliste, Firmenliste und Verkaufschancen wählen. Bei der Option Firmen/Gruppen werden die Firmen/Gruppen in Ihrer bestehenden Struktur angezeigt; es ist also erkennbar, ob eine Gruppe eine Untergruppe bzw. eine Firma eine Tochterfirma ist. Bei der Option Firmenliste/Gruppenliste werden die Firmen/Gruppen lediglich nach dem Alphabet geordnet; es ist also nicht erkennbar, ob eine Gruppe eine Untergruppe bzw. eine Firma eine Tochterfirma ist.

 

Klicken Sie links unten auf die Gruppen, Firmen oder Verkaufschancen, die Sie mit der Historie verknüpfen möchten, und gehen dann auf den Pfeil Button, um diese nach rechts zu verschieben. Sie speichern Ihre Auswahl, indem Sie auf OK klicken.

 

Im Historienfenster können Sie auch die Aufnahme in eine neue Gruppe veranlassen, zum Beispiel wenn während eines Gesprächs ein Interessent zu einem Kunden wird. Wählen Sie dazu die gewünschte Gruppe aus der Liste aus und klicken dann auf den Button.

 

 

Als Nächstes wählen Sie den Datensatzverwalter für diese Historie aus.

 

 

Geben Sie einen Betreff für die Historie ein oder wählen Sie einen vorgefertigten Betreff aus der Dropdown Liste aus. Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Historie als Privat zu kennzeichnen.

 

 

Es gibt vier Reiter im unteren Bereich des Historienfensters: Details, Aktivitäten, Gruppen und Email und Bericht.

 

 

1. Reiter Details

 

 

Im unteren Bereich des Fensters können Sie Details zum Telefonat eingeben. Dazu steht Ihnen eine Auswahl von Textbearbeitungsfunktionen zur Verfügung.

 

 

2. Reiter Aktivitäten

 

Daneben finden Sie den Reiter Aktivitäten:

 

 

Wenn Sie einen Datumsbereich auswählen, erscheinen weiter unten alle Aktivitäten mit dem Kontakt, mit dem Sie sich im Gespräch befinden bzw. befunden haben. Sie können die angezeigten Aktivitätentypen unter Aktivität auswählen einschränken und einen Benutzer auswählen. Es gibt die Möglichkeit, dass Sie sich nicht nur die Aktivitäten mit dem aktuellen Kontakt, sondern die für alle Kontakte anzeigen lassen.

 

Ausgewählte Aktivitäten löschen bzw. bearbeiten Sie mit einem Klick auf den entsprechenden Button. Sie aktualisieren die Ansicht, wenn Sie auf ToDos laden gehen.

 

 

3. Reiter Gruppen

 

 

Hier sehen Sie eine Liste aller vorhandenen Gruppen. Die Gruppen, in denen der ausgewählte Kontakt Mitglied ist, sind mit dem Symbol markiert.

 

 

4. Reiter Email und Bericht

 

 

 

Im untersten Abschnitt des Historienfensters wird automatisch ausgefüllt, ob der Anruf abgeschlossen wurde (dafür muss die Dauer des Gesprächs mindestens eine Minute betragen), ein Anruf erhalten, ein Anruf versucht oder eine Nachricht hinterlassen wurde, zum Beispiel auf dem Anrufbeantworter.

 

Bei LabelControl1 erscheint die Telefonnummer, die Sie angerufen haben bzw. von der Sie angerufen wurden. Sie können manuell eine Durchwahl hinzufügen, wenn Ihnen Ihr Gesprächspartner am Telefon diese mitteilt.

 

Mit dem Symbol können Sie den Anrufer nach dem Gespräch nochmal zurück rufen, wenn Bedarf dafür besteht.

 

Wenn Sie auf Aktivität planen klicken, erscheint der folgende Dialog

 

 

 

 

Mit dem Stecknadel Symbol in der rechten oberen Ecke bewirken Sie, dass das Fenster nach einiger Zeit immer wieder nach vorne kommt, auch wenn Sie es zum Beispiel minimieren.

 

Wählen Sie den Aktivitätentyp, sowie das Startdatum, die Startzeit und die Dauer Ihrer Aktivität aus. Sie können die Aktivität auch als zeitlos markieren.

 

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Für den Termin der Aktivität gibt es auch die Möglichkeit, durch die direkten Links weiter unten diesen auf in einer bestimmten Anzahl von Tagen, Minuten oder Stunden zu setzen.

 

Darunter sehen Sie den Kontakt des Historienfensters. Falls Sie möchten, können Sie diese Auswahl auch anpassen, indem Sie die Dropdown Liste öffnen:

 

 

Bei der Option Kontakt auswählen erscheint dieses Fenster:

 

 

Verschieben Sie dort wie gewünscht Kontakte in die Auswahl auf der rechten Seite und gehen dann auf OK.

 

Bei der Option Neuer Kontakt sehen Sie folgendes Fenster:

 

 

Sie können hier alle Daten für Ihren neuen Kontakt eingeben. Gehen Sie anschließend auf OK.

 

Es besteht auch die Möglichkeit, Ihren persönlichen Datensatz oder den aktuellen Kontakt auszuwählen.

 

Mit einem Klick auf die drei Punkte bei Verknüpfen mit öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie bestimmte Gruppen oder Firmen auswählen können, um diese mit der Tätigkeit zu verbinden.

 

 

Nachdem Sie diese ausgewählt haben, gehen Sie auf OK.

 

Mit dem Symbol erweitern Sie die Kontaktauswahl darüber mit den Kontakten der unter Verknüpfen mit ausgewählten Gruppen und mit dem Symbol tun Sie dasselbe für die unter Verknüpfen mit ausgewählten Firmen.

 

Dokument Symbol...

 

Danach wählen Sie den Planen für Kontakt aus und geben einen Betreff ein bzw. wählen einen aus der Dropdown Liste aus. Sie können außerdem die Priorität der Tätigkeit sowie die farbliche Gestaltung dieser anpassen.

 

Wenn Sie möchten, erstellen Sie einen Alarm zur Erinnerung an die Tätigkeit, indem Sie aus der Dropdown Liste auswählen, wie viele Minuten oder Stundenn vor der Tätigkeit Sie von Act! daran erinnert werden sollen.

 

Sie können der Tätigkeit darüber hinaus noch einen Anhang hinzufügen. Links unten setzen Sie ein Häkchen bei Privat, wenn Sie die Tätigkeit als solche markieren wollen. Mit einem Klick auf Aktivitätenkonflikt überprüfen Sie, ob die Tätigkeit, die Sie erstellen möchten, mit einem anderen Termin kollidiert.

 

Wenn Sie mit allem zufrieden sind, gehen Sie auf OK.

 

Abschließend klicken Sie im Historienfenster entweder auf Historie - dann wird Ihre Historie direkt erstellt - oder auf Historie und Aktivität - dann wird Ihre Historie erstellt und ein Fenster zum Erstellen einer Tätigkeit erscheint. Bearbeiten Sie dies wie zuvor beschrieben.