1. "ToDo Liste" Reiter
Sie können die Aktivitätentypen, die angezeigt werden sollen, aus der Dropdownliste auswählen. Als Nächstes geben Sie an, ob die Aktivität nie entfernt werden soll, ob die Aktivität nach Beendigung des Anrufs entfernt werden soll oder ob die Aktivität entfernt werden soll, wenn Sie mit dem Kontakt verbunden sind. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die ToDo Liste beim Start anzuzeigen. Wählen Sie nun aus, alle wie viel Minuten die ToDo Liste aktualisiert werden soll. Des Weiteren können Sie Kontaktfelder auswählen, die in der ToDo Liste angezeigt werden. Als Letztes entscheiden Sie sich noch, ob Sie ein Häkchen bei Hinweis, wenn Aktivität auf Wochenende fällt setzen wollen.
2. Aktivität erstellen
a) Einstellungen für Tätigkeiten 1
Hier können Sie die Einstellungen für die Erstellung einer Aktivität für unbeantwortete Anrufe ändern. Diese Erstellung erfolgt entweder Nie, Für alle oder Für eindeutige Kontakte (also eindeutig einem Kontakt in Act! zuordbare Anrufer).
Für diese Funktion ist es wichtig, dass der PC angeschaltet und Act! offen ist. Ansonsten erfolgt die automatische Erstellung einer Aktivität für unbeantwortete Anrufe nicht.
Wählen Sie als Nächstes den Tätigkeitstyp aus, nach wie vielen Minuten die Aktivität starten soll, die Dauer der Aktivität und den Betreff.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, einen Alarm nach einer bestimmten Anzahl von Minuten zu erstellen, sowie durch das Setzen eines Häkchens die Aktivität als zeitlos oder privat zu markieren.
Die Erstellung der Aktivität erfolgt entweder für den Datensatzverwalter, für den angemeldeten Act! Benutzer oder für ausgewählte Benutzer, die Sie danach aus einer Dropdown Liste auswählen.
b) Einstellungen für Tätigkeiten 2
In diesem Reiter können Sie den Standard Aktivitätentyp für das Erstellen von Aktivitäten auswählen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Farbgebung für die einzelnen Prioriäten (Low, Medium-Low, Medium, Medium-High oder High) zu bestimmen. Öffnen Sie dazu die jeweilige Dropdown Liste:
Im oberen Abschnitt wechseln Sie zwischen den einzelnen Farbgebungsoptionen (Benutzerdefiniert, Web, System) hin und her, und im unteren Abschnitt wählen Sie dann die gewünschte Farbe aus.
3. Historie und Popup
Sie haben hier die Möglichkeit, ein Historien-Popup anzeigen zu lassen, eine Historie auch für unbekannte Anrufe anzuzeigen, die Belegt-Kennzeichnung auch mit in den Betreff aufzunehmen oder die Gesprächsdauer zum Historienbetreff hinzuzufügen.
Wenn das Protokollfenster automatisch geschlossen werden soll, falls kein Eintrag gemacht wurde, müssen Sie noch die Wartezeit angeben, wann es geschlossen wird.
Des Weiteren können Sie die Historie auch als Notiz speichern, den Text als RTF speichern oder die Details der Historie in die Aktivität kopieren.
Außerdem besteht die Möglichkeit, ein von Ihnen ausgewähltes Kontaktfeld in der Historie anzeigen zu lassen, nach Beenden des Telefonats eine Historie für Ihren eigenen Kontakt zu erstellen oder die Telefonnummer in der Historie zu speichern.
Wählen Sie aus, nach wie vielen Sekunden sich der Telefonstatus auf Erledigt setzt.
Bei versäumten Anrufen können Sie entweder keine Historie anlegen, eine Historie anlegen oder eine Historie und eine Tätigkeit anlegen.
Bei unbekannten Kontakten gibt es die Funktion, dass sich automatisch der Dialog "Neuer Kontakt" öffnet.
