EMAIL|IT bietet unzählige intelligente Möglichkeiten, um E-Mail-Kommunikation ganz nach Ihren Wünschen zu gestalten.
Anhand eines konkreten Anwendungsfalls möchten wir Ihnen darlegen, was EMAIL|IT neben vielen weiteren Möglichkeiten für Sie leisten kann.
Hier geht es um die passgenaue Zuordnung Ihrer E-Mails zu den entsprechenden Kontakten in der Act!-Historie.
Weitere Infos: Was EMAIL|IT zusätzlich zu der Standard-Act-Funktionalität für Sie leistet, lesen Sie hier: EMAIL|IT-Flyer
Voraussetzungen:
—Für die Funktionalität von EMAIL|IT ist ein eingerichteter Mailserver erforderlich.
—Es müssen sowohl Absender als auch Empfänger mit ihren E-Mail-Adressen in Act! hinterlegt sein. (Act! User & Act! Kontakt).
1.Legen Sie ein neues Sammelpostfach an. In diesem werden die gewünschten E-Mails archiviert.
2.Senden Sie alle E-Mails, die Sie archivieren wollen, als BCC in dieses Postfach.
3.Sie können automatische Reports erhalten. Beispielsweise, wenn die E-Mail-Adresse keinem Kontakt zugeordnet werden konnte. Hierfür müssen Sie in EMAIL|IT die Konfiguration Reports einstellen. Nun haben Sie beispielsweise fünf Tage Zeit, die Kontaktdaten nachzupflegen (die Zeitspanne bis wann die E-Mail noch in Ihrem Postfach verfügbar ist, ist einstellbar).
4.Nicht vorhandene E-Mail-Adressen müssen dann als Kontakt in Act! angelegt oder zu einem Kontakt hinzugefügt werden (Wenn EMAIL|IT bemerkt, dass z.B. der Kontakt mit seiner privaten E-Mail-Adresse zum vorhandenen Act! Kontakt gehört, fügt EMAIL|IT die private E-Mail-Adresse automatisch zu dem vorhandenen Kontakten).
Falls dies nicht erfolgt, wird EMAIL|IT Sie per PopUp darauf hinweisen, die E-Mail-Adresse zu einem Act! Kontakt hinzuzufügen
5.Wenn Sie möchten das manche User wie z.B. fibu@, vertrieb@ oder technik@ als Nur-Lese-User fungieren müssen Sie diese in Act! hinterlegen
6.EMAIL|IT verfügt über eine Black-List Funktion. So können E-Mails von Absendern wie Steuerberatern etc. nur für berechtigte Leser zugänglich gemacht werden
Hinweis: EMAIL|IT beachtet sämtliche E-Mail-Felder in Act!, also auch die sekundären oder private E-Mail-Felder. Für die Installation von EMAIL|IT sind Administratoren-Rechte erforderlich.
