Nachdem Sie die Schnittstelle zu Microsoft Teams konfiguriert haben, können Sie jetzt einen Teams-Meeting vom Act! Kalender aus erstellen.

 

 

Im folgendem wird Ihnen erklärt wie Sie ein Microsoft Teams-Meeting von Act! CRM-System erstellen können.

 

 

1. Öffnen Sie Ihren Act! Kalender und klicken Sie zwei mal auf ein freies Feld. Es öffnet sich dieses Fenster.

Unter dem Bild finden Sie die Erklärung zu jeder Bezeichnung.

 

 

 

1. Aktivitätentyp: Hier können Sie sich auswählen um welche Terminart es sich handelt.

2. Startdatum: Wählen Sie hier ein Datum aus, wann das Meeting stattfinden soll.

3. Startzeit: Geben Sie hier die Startzeit an, um welche Uhrzeit das Meeting stattfinden soll. (Wenn Sie keine bestimmte Startzeit haben können Sie hier ein Häkchen setzen.)

4. Dauer: Hier können Sie wählen wie lang das Meeting stattfinden soll.

5. Banner verwenden: Wenn Sie Ihr Meeting erstellt haben, können Sie Ihr Meeting im Act!-Kalender am Anfang des Kalenders zeigen lassen.

6. Privat: Setzen Sie hier ein Häkchen wenn das Meeting Privat ist. (Niemand außer Sie kann den Inhalt ihres Meetings sehen.)

7. in Tagen: Ohne dass Sie ein Startdatum zu setzen, haben Sie hier 13 Vorgaben die Sie auswählen können.

8. Kontakt: Wählen Sie hier den Kontakt aus mit dem Sie ein Meeting machen möchten. Wenn Sie hier auf dieses Symbol klicken neben dem Kontaktfeld. An der rechten Seite des Feldes öffnet sich dieses Fenster, hier können Sie auswählen wie Sie den Kontakt hinzufügen möchten. Ob Sie den Kontakt oder mehrere Kontakte aus Ihrer Act! Datenbank auswählen möchten , Wenn Sie einen neuen Kontakt hinzufügen möchten auf , Sie können Ihren eigenen Datensatz auch hinzufügen indem Sie auf oder falls Sie schon einen Kontakten ausgewählt haben, klicken Sie auf .

9.  Verknüpfen mit: Wenn Sie hier auf der rechten Seite auf die drei Punkte klicken, können Sie den Kontakt mit einer Gruppe, Firma oder Verkaufschance verknüpfen.

10. Planen für: In diesem Feld können Sie auswählen, für welchen Datensatz Sie dieses Meeting planen möchten.

11. Betreff: Hier können Sie einen Betreff eingeben die bei der Einladung mit drauf steht.

12. Priorität: Entscheiden Sie ob die Priorität des Meetings , oder ist.

13. Sie können eine Farbe auswählen für Ihr Meeting, welches dann im Act! Kalender in der Farbe angezeigt wird.

14. Alarm: Setzen Sie sich einen Alarm damit Sie vor dem Meeting bescheid wissen wann das Meeting startet.

15. Ort: Tippen Sie hier einen Ort ein, wo das Meeting stattfinden soll.

16. Anhang: Sie können auch einen Anhang an Ihr Meeting setzen.

17. Outlook/Teams-Besprechung anlegen: Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird Ihnen die Optionen weiter unten ausgegraut. Wenn Sie hier kein Haken setzen, wird Ihnen kein Outlook/Teams-Besprechung angelegt.

18. Details der Einladung-Email hinzufügen: Durch das setzen eines Hakens, werden die Details von der Besprechung mit hinzugefügt.

 

Wenn Sie wie bei 17. beschrieben einen Haken gesetzt haben, wird Ihnen diese Optionen ausgegraut:

 

 

Antwortoptionen:

 

 

 

 

 

 

Hier können Sie einen Haken bei setzen, wenn Sie beide Optionen auswählen möchten. Wenn Sie einen Haken setzen, kann der Kontakt Ihnen Antworten. Mit diesem Button kann der Kontakt folgende Optionen aussuchen: , oder

 

Wenn Sie möchten, dass der Kontakt Vorschläge für Besprechungszeit geben soll, können Sie hier einen Haken setzen.

 

 

 

Microsoft Benutzer:

 

Wählen Sie hier den Microsoft Teams Benutzer aus, den Sie hier angelegt haben.

 

 

 

Online Besprechung (Provider: Teams for Business)

 

Setzen Sie hier einen Haken, damit es automatisch nachdem Klick auf den Button (unten rechts),an den Kontakt verschickt wird.