Die Callcenter Einstellungen sind nur für die Professional Edition verfügbar.
1. Callcenter Einstellungen
Sie können jeder Telefonnummer ein Prefix voranstellen. Wählen Sie dazu das Kontaktfeld in Act! aus, welches dieses Prefix enthält.
Es gibt außerdem die Möglichkeit, Details des Protokolls als Notiz zu speichern.
2. Standard-Email-Bericht-Einstellungen
a) Email Einstellungen
Wählen Sie zunächst aus, ob Sie keine E-Mail versenden möchten (nicht als E-Mail senden) oder ob Sie eine Berichts- oder E-Mail-Vorlage für Ihre E-Mail verwenden möchten. Für die Option Emailvorlage müssen Sie diese zunächst auswählen, bzw. eine neue erstellen, falls Sie dies noch nicht getan haben. Um eine neue Vorlage zu erstellen gehen Sie auf das 
Symbol. Folgender Dialog erscheint:
Geben Sie einen Namen für Ihre Berichtsvorlage ein. Sie können den Speicherort auch ändern, indem Sie auf die drei Punkte klicken. Folgendes Fenster erscheint. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und gehen dann auf OK.
Um eine bereits ausgewählte Vorlage zu bearbeiten klicken Sie auf 
. Zum Kopieren einer ausgewählten Vorlage gehen Sie auf das 
Symbol und zum Löschen auf 
. Mit dem 
Symbol können Sie eine bereits erstellte Vorlage auswählen. In der nächsten Zeile sehen Sie den Pfad für die Vorlagen. Sie können den Speicherort auch ändern, indem Sie auf die drei Punkte klicken. Folgendes Fenster erscheint:
Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und gehen dann auf OK.
Als Nächstes entscheiden Sie sich für ein E-Mail Format. Ihnen stehen HTML, RTF und TXT zur Verfügung.
Sie haben die Möglichkeit, den Betreff der für einen Anruf erstellten Historie auch als E-Mail-Betreff zu verwenden oder einen Standardbetreff zu verwenden. Wenn Sie möchten, können Sie außerdem E-Mail-Adressen für den CC und den BCC eingeben. Bei mehreren E-Mail-Adressen trennen Sie die einzelnen Adressen durch ";" (Strichpunkt).
Wählen Sie nun Ihr Outlook E-Mail Profil und Ihr E-Mail Konto aus der Liste aus und geben Sie das Passwort ein. Falls keine Auswahl vorhanden ist, tragen Sie das Outlook E-Mail Profil und Ihr E-Mail Konto einfach manuell ein.
b) Berichtseinstellungen
Wählen Sie zunächst im Emaileinstellungen Reiter Berichtsvorlage als Email verwenden aus, um diese Funktion nutzen zu können. Die Berichtsvorlage müssen Sie dann auswählen, bzw. eine neue erstellen, falls Sie dies noch nicht getan haben. Um eine neue Vorlage zu erstellen gehen Sie auf das Symbol. Folgender Dialog erscheint:
Geben Sie einen Namen für Ihre Berichtsvorlage ein. Sie können den Speicherort auch ändern, indem Sie auf die drei Punkte klicken. Folgendes Fenster erscheint. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und gehen dann auf OK.
Um eine bereits ausgewählte Vorlage zu bearbeiten klicken Sie auf . Zum Kopieren einer ausgewählten Vorlage gehen Sie auf das Symbol und zum Löschen auf . Mit dem Symbol können Sie eine bereits erstellte Vorlage auswählen. In der nächsten Zeile sehen Sie den Pfad für die Vorlagen. Sie können den Speicherort auch ändern, indem Sie auf die drei Punkte klicken. Folgendes Fenster erscheint:
Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und gehen dann auf OK.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Berichtsvorlage als Dokument in Act! anzuhängen. Wollen Sie diese Funktion nutzen, müssen Sie noch das Dateiformat der Berichtsvorlage auswählen. Ihnen stehen PDF, TXT, RTF, XLS(X) und HTML zur Verfügung. Geben Sie als Nächstes den Speicherort für den Anhang an. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte. Folgendes Fenster erscheint:
Gehen Sie auf OK, wenn Sie den gewünschten Ordner gewählt haben.
Sie können die Berichtsvorlage auch als Link in Act! anhängen.
3. Neuer Kontakt
Es gibt die Option, dass DIAL|IT automatisch einen neuen Kontakt für unbekannte Anrufer erstellt.
Dafür müssen Sie dann auswählen, welche Informationen Sie als Kontaktnamen verwenden möchten: Wenn Sie einen Anruf entgegennehmen, sind Sie typischerweise unter Called aufgeführt. Die Anrufer ID oder Caller ID beinhaltet Informationen über die Person, die Sie angerufen hat. Unter Connected ID ist die Person aufgelistet, mit der Sie am Telefon verbunden sind. Dies kann in manchen Fällen eine andere Person sein als die, die Sie angerufen hat, zum Beispiel wenn jemand einen Anruf an Sie weiterleitet. Die Person, die de Anruf weiterleitet ist dann der Caller und die Person, mit der Sie am Ende reden, ist unter Connected sichtbar. Ebenso gibt es die Person, die den Anruf weiterleitet (Redirecting), sowie die Person, an die der Anruf weitergeleitet wird (Weiterleitung-Redirection). Die Standardeinstellung ist die Standardeinstellung Ihres TAPI Geräts, also was dieses typischerweise anzeigt.
Für die Verwendung von DIAL|IT benötigen Sie eine TAPI Verbindung, ansonsten können Sie die Software nur mit Skype verwenden. Die TAPI Verbindung müssen Sie im Voraus einrichten. Am besten kontaktieren Sie hierfür den Anbieter Ihrer Telefonanlage. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Knowledgebase.
4. Multi Company Dialing
Die hier erwähnten Firmen sind nicht Act! Firmen, sondern Firmen, für die der Callcenter Mitarbeiter telefoniert. Dabei werden diese Firmen als Gruppen in Act! gebildet. So können Sie hier für eingehende Anrufe das Gruppenfeld angeben, das das Prefix beinhaltet, das bei eingehenden Anrufen beim Anrufer angezeigt werden soll. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, ein Gruppenfeld anzugeben, das das Prefix beinhaltet, das bei ausgehenden Anrufen beim Angerufenen angezeigt wird. Für den Fall, dass im Gruppenfeld nichts steht, kann auch noch ein Kontaktfeld (der Kontakt ist dann die entsprechende Person, die Sie anrufen) für das Prefix abgefragt werden.
Setzen Sie ein Häkchen bei Gruppennamen im Popup anzeigen, erscheint der Name der Firma, für die Sie diesen Anruf entgegen nehmen im Popup Fenster. So wissen Sie immer, in wessen Namen Sie einen Anrufer begrüßen sollen.
Außerdem gibt es die Möglichkeit, das Protokoll/ die Notiz auch für die Gruppe, also die entsprechende Firma, für die telefoniert wird, zu speichern.
Für Ihre E-Mail-Vorlagen können Sie ein zentrales Ablageverzeichnis auswählen. Gehen Sie dazu auf die drei Punkte. Folgendes Fenster erscheint:
Darunter sehen Sie die Anzahl der definierten E-Mail-Vorlagen. Sie können jederzeit neue Emailvorlagen definieren, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken.
Hier können Sie ein neues Schema für eine E-Mail-Vorlage erstellen. Gehen Sie auf das + hinter Schema und geben Sie dann den gewünschten Schema Namen ein:
Darunter können Sie den Wert des Feldes, das Sie zuvor unter Prefix Gruppenfeld angegeben haben, auswählen.
Die Einstellungen in den Reitern Email Einstellungen und Berichtseinstellungen sind wie oben beschrieben.
Im Exchangekonfiguration Reiter geben Sie einfach die Daten Ihres Microsoft Exchange E-Mail-Servers an. Klicken Sie dann auf Lesen der Einstellungen.
Abschließend gehen Sie auf Speichern und Beenden. Sie haben ein neues E-Mail-Schema erstellt.
Dies waren die Funktionen des Callcenter Abschnitts.
