Nachdem Sie die Integration erfolgreich installiert haben, finden Sie beim ersten Öffnen von Outlook einen neuen Act! Tab auf der Menüleiste.
Mit diesem Tab können Sie die Funktionen der Integration kontrollieren.
(Falls Sie alle Funktionen nicht anklicken bzw. öffnen können, habe Sie keine Admin-Rechte.Bitte wenden Sie sich dann an Ihrem System-Administrator.)
Dies teilt sich in 3 Abschnitten:
•Erstellen
•Anhängen
•Einstellungen
Unten sehen jede Funktion in jedem Abschnitt einzeln detailliert.
Kontakt erstellen
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Dieses Menü erlaubt Ihnen einen Act! Kontakt aus einer in Outlook erhaltenen E-Mail zu bekommen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie eine E-Mail von einer Person erhalten, die nicht in Ihrer Datenbank ist und die Sie sofort hinzufügen möchten. |
Klicken Sie auf die E-Mail in Ihrem Postfach, sodass es hervorgehoben ist. Klicken Sie dann auf "Kontakt erstellen".
Folgender Bildschirm wird geöffnet, in dem Sie die Daten von dem Kontakt ausfüllen und zuletzt auf "Kontakt erstellen"klicken.
Tätigkeit erstellen
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Mit diesem Menü können Sie neue Tätigkeiten in Act! erstellen, die auf einer empfangenen E-Mail basiert. Beispielsweise können Sie mit einem Mausklick eine Tätigkeit erstellen, wenn Sie eine E-Mail mit der Bitte nach einem Anruf von einem Ihrer Act! Kontakte erhalten. |
Durch den Mausklick auf dem Menüpunkt gelangen Sie zum folgenden Fenster. Hier können Sie wie in Act! gewohnt den Typ, die Startzeit, den Betreff und vieles mehr hinzufügen.
Danach können Sie auf "Tätigkeit erstellen" klicken und dann haben Sie die Tätigkeit erstellt.
An Kontakte anhängen
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Durch diesen Menüpunkt können Sie E-Mails an Ihre Act! Kontakte anhängen. Wenn Sie eine E-Mail von einem Kontakt erhalten, der nicht in Ihrer Act! Datenbank erhalten ist, können Sie die E-Mail an einen anderen Kontakt anhängen. Sie brauchen die Funktion nicht, falls Sie das automatisierte Anhängen in Ihren Einstellungen schon angegeben haben. . |
Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail die Sie anhängen wollen in Ihrem Posteingang angeklickt haben bevor Sie auf "An Kontakt anhängen" klicken.
Folgendes Fenster erscheint, wenn Sie auf "An Kontakt anhängen" klicken.
Hier können Sie nach der E-Mail, Name, Firma oder Gruppe suchen und wenn Sie die gewünschte Person gefunden haben klicken Sie auf die Person und danach auf "add selected". Sie können aber auch weitere Personen hinzufügen oder hinzugefügte löschen. Zum Abschließen klicken Sie mit "OK".
Schnellanhängen an Kontakte
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Das Schnellanhängen an Kontakte führt eine ähnliche Funktion aus wie das "An Kontakt anhängen- Menü". Hier hängt man mehrere E-Mails zur selben Zeit an. Dies ist besonders für Kunden nützlich, die sich gegen ein automatisches Anhängen entschieden haben. Beispieldweise ist die Funktion für mehrere ungelesene E-Mails nach dem Urlaub sehr empfehlenswert. Mit "Schnellanhängen an Kontakte" können Sie Zeit sparen, anstatt jede E-Mail einzeln anzuhängen. Dieser Menüpunkt geht durch die ausgewählten E-Mails und schaut sich die E-Mail-Adressen an. Wenn ein passender Act! Kontakt gefunden wird, hängt es automatisch die E-Mail an den Kontakt. Kontakte mit nicht übereinstimmenden Kriterien werden ignoriert. Um die Funktion zu nutzen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Einstellungen ändern" und danach auf "Schnell anhängen".
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Jetzt synchronisieren
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Bevor Sie diesen bestätigen, müssen Sie vorher die Konfiguration der Outlook-Synchronisation einstellen. |
