Mit SERVICE|IT können Sie Ihr Dokumentenverzeichnis in Act! in Unterverzeichnisse aufteilen. Dies verhindert bei einer großen Dokumentenmenge, dass Act! langsamer läuft.
Wenn Sie den Aufgabentyp auf Aufteilung des Dokumentenverzeichnisses in Unterverzeichnisse gestellt haben, klicken Sie auf Weiter.
Sie gelangen zu den Zeitplan Optionen. Lesen Sie im Auslöser Zeit / Auslöser Aufgabe Kapitel weiter, um zu erfahren, wie Sie hier vorgehen.
Klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie zunächst eine Datenbank aus. Wie das funktioniert, erfahren Sie unter DATA|SUITE mit Act! verbinden.
Markieren Sie das Feld Unterverzeichnisse aufteilen, wenn Sie auch die Unterverzeichnisse noch einmal ordnen wollen.
Bei der Anzahl vorhandener Dokumente in Ordner geben Sie an, wie viele Dokumente in einem solchen Unterverzeichnis gespeichert sein sollen. Wir empfehlen Ihnen hier, 1000 als Wert anzugeben.
Sie können alle Ihre Dokumente zusätzlich in einem Backup Ordner speichern. Klicken Sie hierfür auf die drei Punkte ... . Es öffnet sich dieses Fenster:
Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie Ihr Backup speichern möchten. Sie können auch einen eigenen Ordner erstellen. Gehen Sie dann auf OK.
Sie haben die Möglichkeit, nicht vorhandene Anhänge löschen zu lassen, sowie tote Links und alte Anhänge (wählen Sie hierfür, vor welchem Zeitpunkt diese Anhänge erstellt wurden). Außerdem können Sie lange Dateinamen kürzen und von Windows zur Bearbeitung gesperrte Dokumente umbenennen.
Die Option Löschen veralteter Anhänge entfernt alle Anhänge, die keinen übergeordneten Datensatz haben.
Falls Sie einen Bericht erstellen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht erstellen. Folgendes Fenster erscheint:
Geben Sie dem Bericht einen sprechenden Namen und wählen Sie den Speicherort aus. Dann klicken Sie auf Speichern. Der Bericht wird nun geöffnet:
Nachdem Sie sich diesen durchgelesen haben, kehren Sie wieder zum Task Einstellungs-Dialog zurück.
Klicken Sie auf Weiter.
Sie sehen hier Ihre Einstellungen. Nachdem Sie Speichern der Änderungen markiert haben, gehen Sie auf Beenden.
Sie haben einen Task für die Aufteilung Ihres Dokumentenverzeichnisses erstellt!
